Die Programm-Datei BTG.EXE ist in ein Verzeichnis (auf Festplatte) zu kopieren. Sofern man noch unter MS-DOS Programme aufruft, sollte man zur Vereinfachung ein Verzeichnis wählen, das in der PATH-Anweisung in der AUTOEXEC.BAT eingetragen ist. Unter WINDOWS sollte man ein Verzeichnis C:\BTG anlegen, welches ohnehin für die Daten-Dateien benötigt wird, das Programm dorthin kopieren und ein Symbol für den Programmaufruf erstellen, womit die Installation bereits abgeschlossen wäre.
Das Programm BTG legt die Daten-Dateien normalerweise im Verzeichnis C:\BTG ab. Entweder wird dieses Verzeichnis angelegt ("MD C:\BTG") oder, wenn ein anderes Verzeichnis für die BTG-Daten gewünscht wird, muß dieses in der EnvironmentVariablen BTG definiert werden (z.B. ist für das Verzeichnis C:\RECHNUNG der Befehl "SET BTG=C:\RECHNUNG" in der AUTOEXEC.BAT einzutragen).
Soll für die Daten nicht ein bestimmtes, sondern immer das gerade aktuelle Verzeichnis verwendet werden, trägt man "SET BTG=." ein. Hierdurch kann insbesondere eine getrennte Datenspeicherung für mehrere Betreuer realisiert werden, indem für jeden Betreuer ein separates Arbeitsverzeichnis angelegt wird, aus dem heraus der Programmaufruf dann erfolgt.
Das Programm wird normalerweise einfach mit "BTG" gestartet und arbeitet dann im aktuellen Jahr. Sollen Daten des Vorjahres bearbeitet werden, gibt man beim Aufruf die zweistellige Jahreszahl mit an (z.B. "BTG 96" für das Jahr 1996). Unter WINDOWS ist es besonders am Jahresanfang recht praktikabel, zwei Symbole für den Programmaufruf zu erstellen, eines nur mit dem Programmnamen und das andere mit nachfolgender Angabe der Vorjahreszahl in der Befehlszeile.
Über den Aufruf "BTG -1" kann ein Formular zur handschriftlichen Erfassung der Betreuungszeiten und Sachkosten ausgedruckt werden.
Die Datenausgabe erfolgt normalerweise über den an LPT1 angeschlossenen Standarddrucker, wobei zur Initialisierung je nach Voreinstellung entweder EPSON- oder HP-Steuersequenzen verwendet werden. Wird beim Aufruf "T" am Ende der Befehlszeile mit angegeben (z.B. "BTG T" oder "BTG 96 T"), so erfolgt die Ausgabe in einer Datei mit dem Namen BTG-AUSG.TXT, die in dem Verzeichnis der BTG-Dateien angelegt und mit späteren Ausgaben nicht überschrieben, sondern stets erweitert wird.
Das Programm dient zur differenzierten Eingabe und Abrechnung von Betreuungszeiten und Sachkosten. Es ist weitgehend selbsterklärend. Die Bedienung ist nicht "intuitiv" oder "menügesteuert" sondern eher als "logisch" und möglichst zeitsparend zu bezeichnen.
Zunächst ist der Name des Betreuten einzugeben, wobei das Programm den Familiennamen und, durch Komma getrennt, den Vornamen erwartet. Falls anders eingegeben, ändert das Programm die Anfangsbuchstaben (auch von Doppel-Namen) in Großschrift und fügt hinter dem Komma ein Leerzeichen ein.
Bei bereits eingetragenen Betreuten reicht es auch aus, lediglich die ersten zwei Buchstaben des Familiennamens einzugeben. Das Programm sucht dann nach der zuerst angelegten dazu passenden Datei. Sollten mehrere Betreute mit den beiden gleichen Anfangsbuchstaben eingetragen sein, lassen sich die später eingetragenen über eine zusätzliche Ziffer entsprechend der Reihenfolge, in der die Dateien angelegt wurden, anwählen. Wurden z.B. "Schulz, Hans", "Schulz, Otto" und "Schufa, Eva" in dieser Reihenfolge eingetragen, so läßt sich Hans mit "sc" oder "sc1", Otto mit "sc2" und Eva mit "sc3" vereinfacht anwählen.
Anschließend ist eine individuelle Code-Nummer anzugeben, die am Bildschirm nicht angezeigt wird. Das Programm verwendet diese Geheimzahl nicht nur zur Zugriffssicherung, sondern auch zur Verschlüsselung der Daten. Hält man beides für nicht erforderlich, vergibt man bei einem Neueintrag als Geheimzahl eine "0" bzw. trägt keine Zahl ein und kann diese Abfrage dann später überspringen.
Beendet man nach dem Neueintrag eines Betreuten die Eingabe ohne Daten eingetragen zu haben, druckt das Programm auf Wunsch ein Formular zur handschriftlichen Erfassung der Betreuungszeiten und Sachkosten aus, um diese dann später gesammelt in das Programm einzugeben. Das Formular ist dasselbe wie beim Aufruf beschrieben, lediglich der Name des Betreuten ist hinzugefügt.
Zur Abrechnung der Einträge beendet man die Eingabe ohne neue Einträge vorgenommen zu haben. Nach der Festlegung des Abrechnungszeitraumes erfolgt der Ausdruck der Abrechnung. Ist dieser korrekt, kann das Ende des Abrechnungszeitraumes gespeichert werden. Achtung: wird das Datum gespeichert, so können die bereits abgerechneten Einträge später nicht mehr geändert oder neu abgerechnet werden. Trotzdem ist die Speicherung des Abrechnungsdatums sinnvoll, da einerseits doppelte Abrechnungen ausgeschlossen werden und andererseits bei weiteren Eintragungen die stets angezeigte Endsumme nur die neuen Einträge berücksichtigt.
Da bei einem erneuten Aufruf am Abrechnungstag (oder früher) keine Eingaben mehr sinnvoll wären, geht die Programmlogik davon aus, daß in diesem Fall das Abrechnungsdatum falsch oder versehentlich gespeichert wurde und bietet die Möglichkeit, es wieder zurückzusetzen. Um zu einem späteren Zeitpunkt das Abrechnungsdatum zurückzusetzen rechnet man einfach bis zum aktuellen Datum neu ab, speichert das Abrechnungsdatum und ruft die Datei anschließend nochmals auf.
Für die Eingabe der Betreuungszeiten und Sachkosten benötigt man lediglich die CURSOR-(Pfeil)-Tasten zum Anwählen und Ändern der einzelnen Eingabefelder und die RETURN-(Enter)-Taste zum Eintragen der Eingabezeile.
Ab der Version 6.00 können einzelne Felder höhere bzw. differenziertere Werte aufnehmen, weshalb die Eingabe über die CURSOR-Tasten modifiziert worden ist. Um schneller durch den Wertebereich zu kommen, ändert die CURSOR-HOCH-Taste den Wert in größeren Schritten, während über die CURSOR-RUNTER-Taste auch die Zwischenwerte gewählt werden können.
Alternativ lassen sich jetzt die Zahlenwerte in sämtlichen Feldern direkt über die Zahlen-Tasten eingeben; diese Eingaben müssen dann mit RETURN abgeschlossen werden.
Die aktuelle Eingabezeile wird in den Datenbestand übernommen, wenn man sie mit RETURN auf dem Feld OK bestätigt. RETURN auf dem Feld ENDE beendet die Eingabe. RETURN auf anderen Feldern setzt die Eingabe auf das Feld OK, so daß man die Eingabezeile z.B. vom Datumsfeld aus mit doppeltem RETURN eintragen kann.
Wird auf dem Feld ENDE die ESCAPE-Taste betätigt, so befindet man sich im Korrekturmodus und kann die bisherigen, noch nicht abgerechneten Einträge ändern. Um einen Eintrag zu löschen, setzt man die Tätigkeits- bzw. Sachkosten-Nummer auf "0". ESCAPE auf anderen Feldern setzt die Eingabe auf das Feld ENDE, so daß man die Korrekturfunktion von einem anderen Feld aus mit doppeltem ESCAPE aufrufen kann.
Zur besseren Übersichtlichkeit werden Betreuungszeiten TÜRKIS, Sachkosten GRÜN und gelöschte Einträge BLAU dargestellt. Die Anzeige der über die BILD-(PgUp/PgDn)-Tasten anzuwählenden Rückschau (übrigens auch über bereits abgerechnete Einträge) erfolgt in PURPUR. Mit Rücksicht auf Monochrom-Monitore wird rechts in der Eingabezeile die Summe der Betreuungsvergütung in RUNDE und zur Unterscheidung die Summe der Sachkosten in ECKIGE Klammern gesetzt.
Die ESCAPE-Taste dient zum Abbruch bzw. wird bei "Ja/Nein"-Abfragen stets als "N"ein gewertet. Durch diese Eigenart läßt sich z.B. bei der Eingabe eines neuen BetreutenNamens ein bereits in der Eingabezeile stehender Name mit doppeltem ESCAPE einfach löschen.
Bei der Abrechnung wird der 3-fache Stundensatz in Höhe von DM 75,- bzw. DM 60,- für Zeiten vor dem 01.07.94 zugrunde gelegt, wovon man jedoch individuell abweichen kann. Sofern keine anderen Vereinbarungen mit dem Amtsgericht getroffen sind, würde ich grundsätzlich den 3-fachen bzw. bei begründeten Ausnahmen auch höhere Stundensätze abrechnen.
Auch wenn sich die Betreuungszeiten in kürzeren Takten als 1/4 Stunde eintragen lassen, würde ich hiervon nur zwangsweise Gebrauch machen, da ich dies weder für praxisgerecht noch für ökonomisch vertretbar halte. Eventuellen Beanstandungen des Amtsgerichts wäre entgegenzuhalten, daß die angegebenen Zeiten in vollem Umfang zutreffen und auf die Abrechnung kürzerer Zeitspannen verzichtet wurde.
Die Vorgaben der Sachkosten lassen sich individuell ändern. Meiner Erfahrung nach werden jedoch bei Fahrtkosten nur 40 Pfennig pro Kilometer, bei Fotokopien i.d.R. nur 30 Pfennig und bei Telefongebühren nur die Gebühren der Telekom in Höhe von 23 Pfennig bzw. ab 1996 12 Pfennig pro Einheit akzeptiert, so daß man von der Vorgabe nur abweichen sollte, wenn tatsächlich höhere Kosten nachgewiesen werden können.
Da Sachkosten normalerweise recht häufig anfallen, sollte es effizienter und auch vom Amtsgericht nicht zu beanstanden sein, Strichlisten zu führen und die Sachkosten von Zeit zu Zeit oder am Ende des Abrechnungszeitraumes zusammenaddiert einzugeben. Sind zu den einzelnen Posten der Sachkosten mehrere Einträge vorhanden, so bietet das Programm aber auch die Möglichkeit an, diese zusammengefaßt auszudrucken - ab der Version 6.00 auch bei unterschiedlichen Werten, wobei dann die Angabe der Werte logischerweise entfallen muß.
Werden die Sachkosten zusammengefaßt, so kann ab der Version 6.00 hierfür anstatt des Datums des letzten Eintrages der jeweiligen Sachkosten auch einheitlich das Enddatum des Abrechnungszeitraumes gewählt werden.
Ab der Version 6.00 werden Änderungen der Vorgaben für die Höhe des Stundensatzes und der Sachkosten auch für weitere Eingaben desselben Tätigkeits- bzw. Sachkostenschlüssels für die jeweilige Betreuten-Datei verwendet!
Der Stundensatz läßt sich zwischen dem Einfachen und dem Fünffachen der Höchstvergütung nach dem Zeugenentschädigungsgesetz über direkte Zahleneingabe auf einen ganzzahligen Prozentwert individuell ändern. Die Sachkosten lassen sich Pfennig-genau und teilweise in größerer Höhe eingeben und die Kilometer-Pauschale ist jetzt einstellbar.
Da einige Amtsgerichte inzwischen für Querprüfungen die Angabe der genauen Uhrzeiten der Tätigkeiten fordern, ist ab der Version 6.00 ein weiteres Feld zur Eingabe der Anfangszeiten hinzugekommen. Wird hier durchgängig nichts bzw. 0 Uhr eingetragen, so erscheint das Feld nicht in der Abrechnung und die freie Spalte wird mit der Jahreszahl kaschiert. Über die Taste CURSOR-RUNTER wird das Tagesdatum 0 Uhr auf die aktuelle Uhrzeit gesetzt.
Außerdem lassen sich die Betreuungszeiten jetzt durchgängig im 3-Minuten-Takt eingeben.
Für jeden Betreuten wird je Kalenderjahr eine eigene Datei im BTG-Verzeichnis angelegt. Der Name dieser Datei setzt sich zusammen aus der zweistelligen Jahreszahl, den ersten beiden Buchstaben des Familiennamens, einer vierstelligen Ordnungszahl, sowie dem Dateityp ".BTG". Die Beispieldatei für Hans Schulz würde im Jahr 1997 also den Dateinamen "97SC0001.BTG" erhalten.
Die BTG-Dateien können vom Programm aus nicht gelöscht werden. Anhand der Namengebung und ggfls. noch des letzten Änderungsdatums lassen sich die Dateien jedoch relativ einfach den jeweils eingetragenen Betreuten zuordnen, so daß man nicht mehr benötigte Dateien vom Betriebssystem aus löschen kann (z.B. mit "DEL 92*.BTG" sämtliche Dateien aus dem Jahr 1992).
Das Löschen von Dateien wegen knapper Speicherkapazität dürfte jedoch kaum erforderlich werden.
Die Daten werden in extrem komprimierter Form gespeichert, so daß bereits eine 3-1/2-Zoll HD-Diskette Dateien für 177 Betreute mit maximal je 999 Einträgen aufnehmen könnte.
ACHTUNG: Ab der Version 6.00 wird ein neues Datenformat verwendet. Alte Dateien können jedoch von der neuen Version eingelesen und weiterbearbeitet werden. Änderungen werden im neuen Datenformat gespeichert. Im neuen Format gespeicherte Dateien können von älteren Programmversionen nicht mehr bearbeitet werden und darüber hinaus zu Fehlfunktionen führen! BTG-Programme vor der Version 6.00 sollten daher unbedingt gelöscht werden.
Das Programm kann auch mit dem Namen einer BTG-Datei, die sich im BTG-Verzeichnis befindet, aufgerufen werden. In diesem Fall scannt das Programm zunächst die Code-Nummer, die bis zur 255 angezeigt wird, und ermittelt den Namen des Betreuten. Anschließend werden die Daten dieser Datei zur Bearbeitung eingelesen. Die Option für globale Änderungen des Stundensatzes und der Werte der Sachkosten ist ab der Version 6.00 weggefallen. Ich habe jedoch vor, eine neue erweiterte Funktion für allgemeine Änderungen in sämtlichen Dateien zu programmieren.
Um die Beispieldatei von Hans Schulz ohne Angabe der Code-Nummer einzusehen, ruft man in der DOS-Eingabezeile das BTG-Programm mit "BTG 97SC0001" auf. Versierte WINDOWS-Anwender können die BTG-Dateien auch komfortabel über einen Dateimanager aufrufen, wenn sie Dateien des Typs "*.BTG" zum Öffnen dem Programm BTG.EXE zuordnen.
Schließlich bietet diese Option auch die Möglichkeit, eine bestimmte Gruppe von BTG-Dateien auszuwählen und hintereinander zu bearbeiten. Zum Aufruf sämtlicher Dateien des Jahres 1997 gibt man in der DOS-Eingabezeile "FOR %A in (97*.BTG) DO BTG %A" ein. Das Programm wird nun solange neu gestartet, bis sämtliche Dateien des Jahres 1997 aufgerufen worden sind.
Zur genaueren Erfassung der Telefongebühren ist eine Stoppuhr integriert. Sie wird aktiviert, wenn auf dem Einheiten-Feld der Telefongebühren über die numerische Eingabe "0" eingetragen wird. Die Stoppuhr startet dann im City-Tarif und kann durch Drücken der Tasten "C", "R", "F" neu gestartet werden, entsprechend der Taste mit 90-Sekunden-Takt im City-Tarif, mit 26-Sekunden-Takt im Region-50-Tarif oder mit 12-Sekunden-Takt im Ferntarif. Ich habe hierbei grundsätzlich nur die teuren Vormittags-Tarife berücksichtigt sowie auf eine Differenzierung der fast identischen Tarife von Region-200 und Fernzone verzichtet.
Anfangszeit und gestoppte Dauer des Telefonates werden ab der Version 6.00 für die nachfolgende Eingabe von Tätigkeiten automatisch zur Verfügung gestellt.
Ab der Version 6.00 ist eine weitere Stoppuhr zur Erfassung der Betreuungszeiten integriert. Sie wird aktiviert, indem auf dem Zeitdauer-Feld über die numerische Eingabe "0" eingetragen wird. Die Anfangszeit wird hierbei automatisch eingesetzt.
Die voraussichtlich zum 01.01.1998 inkraft tretende Änderung des BetreuungsGesetzes wird auch weitreichende Änderungen in meinem Programm erfordern. Bereits bei der vorliegenden Version habe ich in Hinblick auf die kommenden Anpassungen programminterne Umstrukturierungen vorgenommen, was mir eine kurzfristige Aktualisierung erleichtern wird. Ich habe außer den durch die BtG-Novelle notwendigen Änderungen einige Erweiterungen geplant, die zum einen unlogische bzw. zu beanstandende Eingaben wie doppelte Einträge oder zeitliche Überschneidungen vermeiden helfen und zum anderen die mit den Abrechnungen verbundenen Aufgaben wie Anschreiben und Statistik übernehmen sollen.
Ich spiele auch mit dem Gedanken, das Programm zur WINDOWS-Applikation umzuschreiben, wodurch insbesondere die Datei-Auswahl erleichtert werden könnte und ggfls. auch Querprüfungen aller Abrechnungen eines Betreuers möglich würden. Allerdings würde ich diese Version dann aufgrund des hohen Zeitaufwandes erstmalig nicht mehr als Shareware weitergeben wollen und auch von den bisher registrierten Anwendern eine Vergütung, selbstverständlich unter Anrechnung des Anerkennungshonorars, fordern.
In diesem Zusammenhang ein Hinweis für neue Anwender:
Bei einer intensiven Nutzung meines Programms bitte ich als Anerkennungshonorar um Überweisung von DM 100,-.
Zum Schluß bleibt mir noch zu wünschen, daß Ihr mit meinem kleinen Programm gut zurechtkommt und es Euch die leidigen Abrechnungen etwas vereinfacht. Fragen oder Anregungen zu Programmänderungen sowie auch Erfahrungen bei den Abrechnungen könnt Ihr mir gerne mitteilen.
Insbesondere würde ich gern erfahren, inwieweit Interesse an einer wie oben beschriebenen WINDOWS-Applikation besteht.
Düsseldorf, im Juni 1997.